會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)

方案概述

一．項(xiàng)目背景

在目前傳統(tǒng)會(huì)議室使用上，缺少統(tǒng)一的管理方法，會(huì)議室使用都經(jīng)常會(huì)遇到以下問題：

a.缺乏預(yù)約辦法，使用會(huì)議室只能靠碰運(yùn)氣，或者在門口排隊(duì)等著；

b.會(huì)議室很多，但不知道哪一間空閑，只能一間間看過去；

c.事先定好的會(huì)議室，別人不知道，捷足先登，自己反而要等在門口了；

d.會(huì)議簽到情況不準(zhǔn)確或存在代簽情況；

e.預(yù)約的會(huì)議室無法開門；

f.會(huì)議被打斷，不斷有人冒然闖入，就為了看看會(huì)議室是不是空閑。

由于目前許多大中型單位手工化管理會(huì)議室，各樓層的會(huì)議室空閑，預(yù)約情況不能及時(shí)得知。為了進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議室的使用和預(yù)約管理，避免資源的沖突。在會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)中。用戶只需要通過互聯(lián)網(wǎng)或通過前端設(shè)備即可隨時(shí)了解每個(gè)會(huì)議室的當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)約情況，提高了會(huì)議室的使用率，節(jié)省會(huì)議組織者的時(shí)間。

因此，一套有管理有序、使用簡(jiǎn)易、狀態(tài)明了的智能會(huì)議室管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

二．系統(tǒng)概述

1.系統(tǒng)概述：

概述：

通過會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)，用戶可以通過電腦瀏覽器查詢所有會(huì)議室使用情況，并能夠預(yù)約處于空閑狀態(tài)的會(huì)議室。會(huì)議預(yù)約成功后，將以郵件或短信等方式通知參會(huì)人員。當(dāng)會(huì)議即將開始前，將會(huì)議的相關(guān)信息，如會(huì)議主題、時(shí)間等信息顯示在會(huì)議室門口的小屏幕上。用戶到場(chǎng)后可進(jìn)行掃碼簽到、短信簽到或人臉識(shí)別簽到，簽到情況準(zhǔn)確返回后臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如聯(lián)動(dòng)了門禁系統(tǒng)，則簽到成功后可觸發(fā)門禁開門。

用戶登錄：用戶通過瀏覽器或公眾號(hào)預(yù)約入口訪問系統(tǒng)服務(wù)器。

系統(tǒng)首頁(yè)：系統(tǒng)以餅狀圖的方式展示當(dāng)前所有會(huì)議室和會(huì)議門牌的使用情況、會(huì)議門牌、會(huì)議室綜合屏在線/離線情況，使用戶一目了然。

預(yù)約會(huì)議室：用戶可根據(jù)實(shí)際情況，選擇需使用的會(huì)議室以及會(huì)議使用時(shí)間進(jìn)行會(huì)議預(yù)約。預(yù)約成功后，該會(huì)議室對(duì)應(yīng)時(shí)間段被占用，其他用戶無法對(duì)該終端該時(shí)間段進(jìn)行會(huì)議預(yù)約。

會(huì)議通知：會(huì)議預(yù)約成功后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送郵件/短信/微信/釘釘給相關(guān)參會(huì)人員。

會(huì)議綜合屏顯示：在前臺(tái)、大廳等位置，裝設(shè)大屏幕電視，滾動(dòng)顯示所有會(huì)議信息。

會(huì)議室門牌顯示：在會(huì)議室門口位置裝設(shè)小屏幕顯示設(shè)備，顯示當(dāng)前會(huì)議狀態(tài)（會(huì)議即將開始、會(huì)議中、空閑、停用），并可顯示當(dāng)天余下時(shí)間將進(jìn)行的會(huì)議列表。

2.部分案例場(chǎng)景：

三．系統(tǒng)組成與架構(gòu)

1.系統(tǒng)架構(gòu)

① 在外網(wǎng)云主機(jī)服務(wù)器已安裝好會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)，支持0A系統(tǒng)對(duì)接，還可與人臉識(shí)別、門禁等第三方系統(tǒng)接口對(duì)接；

② 系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，用戶可通過網(wǎng)頁(yè)方式登錄系統(tǒng)，進(jìn)行查詢和預(yù)約等操作，也可在公眾號(hào)的預(yù)約入口登錄對(duì)會(huì)議室進(jìn)行查詢或預(yù)約；

③　在前臺(tái)、大廳等位置裝設(shè)綜合顯示屏，顯示會(huì)議室所有會(huì)議信息；

④　在會(huì)議室門口，裝設(shè)會(huì)議室門牌，顯示該會(huì)議室所有預(yù)約信息；

2.前端顯示界面示意

（1）會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)綜合顯示屏示意：

會(huì)議綜合顯示屏能顯示所有會(huì)議室預(yù)約信息，能分屏顯示其他內(nèi)容，如視頻、圖片、時(shí)間、字幕等。

（2）會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)會(huì)議室門口屏示意：

門牌屏顯示當(dāng)前時(shí)間會(huì)議室狀態(tài)，會(huì)議室狀態(tài)分別有：空閑、會(huì)議即將開始、會(huì)議中、停用。

當(dāng)前時(shí)間會(huì)議室無會(huì)議進(jìn)行顯示空閑狀態(tài)節(jié)目；

當(dāng)會(huì)議即將開始前，門牌顯示會(huì)議即將開始狀態(tài)節(jié)目；

當(dāng)會(huì)議進(jìn)行時(shí)，顯示當(dāng)前會(huì)議的會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間等信息；

當(dāng)會(huì)議結(jié)束后，自動(dòng)切換到空閑狀態(tài)節(jié)目；

當(dāng)會(huì)議室需暫停使用時(shí)，則顯示停用狀態(tài)節(jié)目。

四．系統(tǒng)功能：

1. 會(huì)議查看功能

查看自己預(yù)約的會(huì)議，包括所在會(huì)議室、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、主題、主講人、預(yù)約時(shí)間等信息。

可根據(jù)會(huì)議狀態(tài)（已結(jié)束、即將開始、會(huì)議中、已取消）、會(huì)議類型、會(huì)議室等條件進(jìn)行篩選查詢。

查看已通過審核的會(huì)議。

查看已被管理員拒絕審核的會(huì)議。

2. 預(yù)訂會(huì)議室功能

在會(huì)議室預(yù)約功能中，系統(tǒng)支持在電腦瀏覽器登錄進(jìn)行會(huì)議預(yù)約，也可以在手機(jī)端進(jìn)行會(huì)議預(yù)約。

預(yù)約會(huì)議室可設(shè)置信息包括：會(huì)議開始結(jié)束時(shí)間，會(huì)議主題，參會(huì)人員等信息。

3. 會(huì)議管理功能

如會(huì)議室開啟審核選項(xiàng)，可對(duì)提交預(yù)約的會(huì)議進(jìn)行審核，也可對(duì)已經(jīng)進(jìn)行預(yù)約的會(huì)議進(jìn)行取消操作。

會(huì)議結(jié)束后，可查看和導(dǎo)出會(huì)議相關(guān)人員的簽到記錄。支持對(duì)會(huì)議列表導(dǎo)出生成excel文件。

4. 會(huì)議室管理

支持添加新增會(huì)議室，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行修改名稱、可預(yù)約時(shí)間等編輯操作，可上傳修改會(huì)議室場(chǎng)景圖片，方便預(yù)約時(shí)查看會(huì)議室現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境。如會(huì)議室需進(jìn)行維護(hù)等原因可對(duì)會(huì)議室進(jìn)行停用，停用后用戶無法對(duì)該會(huì)議室進(jìn)行預(yù)約，待會(huì)議室啟用后，恢復(fù)預(yù)約功能。

5. 會(huì)議狀態(tài)顯示（燈條指示燈）

a.空閑狀態(tài)

當(dāng)前沒有會(huì)議時(shí)，燈條和節(jié)目主題均顯示為綠色。

b.即將開始

可自定義會(huì)議即將開始和簽到時(shí)間，默認(rèn)為15分鐘，此時(shí)燈條和會(huì)議主題均為藍(lán)色。

c.會(huì)議中

當(dāng)前時(shí)間為會(huì)議時(shí)間時(shí)，燈條和節(jié)目時(shí)間為紅色。

d.停用

如因故會(huì)議時(shí)停用，燈條不亮，節(jié)目主題顯示為黑色，并顯示暫停使用。

6. 節(jié)目制作功能

系統(tǒng)提供豐富多樣的橫豎屏?xí)h模板以及會(huì)議綜合屏模板，用戶可直接使用模板進(jìn)行修改編輯，也可自行新建節(jié)目自定義編輯。

節(jié)目支持任意分屏，支持播放文本、圖片視頻、會(huì)議列表、時(shí)間日期、周、字幕等內(nèi)容。用戶編輯完畢后，可以一鍵發(fā)布至對(duì)應(yīng)門牌設(shè)備上顯示。

支持文件管理，可上傳圖片視頻素材，可通過輸入關(guān)鍵詞對(duì)素材進(jìn)行搜索查詢。

7. 終端設(shè)備管理功能

支持對(duì)各間會(huì)議門牌和綜合屏進(jìn)行管理。

查詢所有會(huì)議門牌，并查看對(duì)應(yīng)的門牌信息。可顯示當(dāng)前會(huì)議室的會(huì)議信息和即將開始的會(huì)議狀態(tài)切換指示。

支持對(duì)會(huì)議門牌遠(yuǎn)程控制，可遠(yuǎn)程截圖、調(diào)節(jié)音量、關(guān)機(jī)、重啟、重置等。

查詢所有會(huì)議綜合屏信息，顯示所有會(huì)議室會(huì)議信息列表，可顯示公司logo、宣傳視頻圖片等內(nèi)容。

8. 集中管控功能

支持對(duì)所有終端設(shè)備進(jìn)行一對(duì)多統(tǒng)一管理。

9. 電源管理功能

設(shè)置終端設(shè)備定時(shí)開關(guān)機(jī)，如：早上9點(diǎn)開機(jī)，晚上7點(diǎn)關(guān)機(jī)。

10. 報(bào)表管理功能

a.會(huì)議室狀態(tài)統(tǒng)計(jì)

采用餅狀圖顯示當(dāng)前會(huì)議室各種使用狀態(tài)數(shù)量比例。

b.會(huì)議室使用次數(shù)統(tǒng)計(jì)

顯示今日/昨日/近7天/近30天的會(huì)議室使用次數(shù)統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可生成excel導(dǎo)出。

c.會(huì)議室預(yù)約次數(shù)統(tǒng)計(jì)

顯示今日/昨日/近7天/近30天的會(huì)議室預(yù)約次數(shù)統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可生成excel導(dǎo)出。

d.會(huì)議室取消次數(shù)統(tǒng)計(jì)

顯示今日/昨日/近7天/近30天的會(huì)議室取消次數(shù)統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可生成excel導(dǎo)出。

11. 日志管理功能

支持顯示用戶所有操作日志信息

12. 用戶管理功能

a.公司管理

新增、刪除、編輯子公司。

b.部門管理

新增、刪除、編輯部門。

C.用戶管理

新增、刪除、編輯用戶，可管理用戶賬號(hào)、密碼、手機(jī)、郵箱、人臉照片等用戶信息。

d.角色管理

新增、刪除、編輯角色，角色包含的權(quán)限可自定義選擇。

e.訪客管理

創(chuàng)建、管理外部人員信息（訪客）。

13. 會(huì)議配置功能

自定義設(shè)置會(huì)議即將開始時(shí)間和簽到時(shí)間，如將會(huì)議即將開始時(shí)間設(shè)置為10分鐘，簽到時(shí)間為5分鐘，則門牌在會(huì)議開始前10分鐘自動(dòng)播放會(huì)議即將開始的節(jié)目且燈條顯示為藍(lán)色，在會(huì)議開始前五分鐘，可在，門牌上進(jìn)行人臉簽到、掃碼簽到等操作。

14. 視頻會(huì)議功能

支持在PC網(wǎng)頁(yè)端和手機(jī)端隨時(shí)隨地進(jìn)行視頻會(huì)議。

15.  會(huì)議簽到

a.多人臉簽到

支持多個(gè)參會(huì)人同時(shí)人臉識(shí)別簽到（終端需在較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下）。

b.人臉識(shí)別簽到

支持設(shè)備離線人臉識(shí)別簽到，人臉簽到更快捷方便，采用國(guó)內(nèi)知名人臉?biāo)惴ǎ行Ф沤^打印照片、手機(jī)拍照等頭像進(jìn)行惡意簽到。

c.微信掃碼簽到

簽到時(shí)間段內(nèi)，使用微信掃一掃功能，掃描門牌的簽到二維碼完成簽到。

d.短信鏈接簽到。

會(huì)議通知短信內(nèi)包含簽到連接，在指定的時(shí)間、地點(diǎn)范圍內(nèi)，可通過短信的鏈接進(jìn)行會(huì)議簽到。

e.手機(jī)拍照簽到

手機(jī)端登錄后臺(tái)，拍攝現(xiàn)場(chǎng)照片上傳完成簽到。

16. 會(huì)議通知功能

a.短信通知（付費(fèi)）

會(huì)議預(yù)約成功/取消后，根據(jù)系統(tǒng)中的用戶信息填寫的電話號(hào)碼，通過短信方式通知會(huì)議相關(guān)參會(huì)人員。

b.郵件通知

會(huì)議預(yù)約成功/取消后，根據(jù)系統(tǒng)中的用戶信息填寫的電子郵箱，通過電子郵件方式通知會(huì)議相關(guān)參會(huì)人員。

c.微信公眾號(hào)

會(huì)議預(yù)約成功/取消后，通過微信公眾號(hào)推送相關(guān)信息給相關(guān)參會(huì)人員微信上。

d.釘釘通知

通過對(duì)接釘釘智能會(huì)議室功能，將會(huì)議通知發(fā)送給相關(guān)參會(huì)人員釘釘賬號(hào)中。

17. 終端設(shè)備支持

會(huì)議門牌支持顯示當(dāng)前會(huì)議室信息，包括會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、主持人等內(nèi)容。

會(huì)議綜合屏支持顯示所有會(huì)議室會(huì)議信息、可播放顯示公司logo、宣傳片、公告圖片等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)一屏多用。

18. 系統(tǒng)對(duì)接

a.釘釘智能會(huì)議室功能

免費(fèi)對(duì)接釘釘智能會(huì)議室功能

b.OA系統(tǒng)對(duì)接

提供會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)API接口給OA系統(tǒng)調(diào)用。

c.門禁系統(tǒng)對(duì)接

通過RS485接口對(duì)接門禁系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)參會(huì)人員簽到成功后，自動(dòng)開門功能。

d.中控系統(tǒng)對(duì)接

當(dāng)會(huì)議室即將進(jìn)入到會(huì)議開始狀態(tài)后，開啟會(huì)議室相關(guān)設(shè)備，如燈光、投影、空調(diào)、自動(dòng)窗簾等。

五．終端設(shè)備支持

1.會(huì)議門牌標(biāo)準(zhǔn)款：8.0寸、10.1寸、11.6寸、15.6寸等尺寸

2.會(huì)議門牌燈條款：10.1寸、11.6寸、15.6寸、21.5寸等尺寸

3.會(huì)議綜合屏(安卓播放盒+大屏電視機(jī))